Préambule
Considérant l’importance des renseignements personnels et de leur vulnérabilité accrue par les
technologies, la Fédération des OSBL d’habitation de Montréal (FOHM) s’engage à protéger la
confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient selon les hauts standards de la Loi
sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé suivant ses récentes
modifications par la « Loi 25 ».
Un renseignement personnel est toute information d’ordre privé permettant d’identifier,
directement ou indirectement, un individu.
Par exemple :
• Les coordonnées et données d’identification (prénom, nom, adresse postale et
électronique, numéro de téléphone, genre, sexe, âge et date de naissance, profession,
numéro d’assurance sociale et composition familiale)
• Les renseignements d’ordre médical (dossier CNESST, condition médicale, numéro
d’assurance maladie)
• Les renseignements d’ordre financier (renseignements de facturation et bancaires,
méthodes et préférences de paiement, salaire et crédit)
Ceci exclut les informations déjà publiques, par exemple celles se trouvant au registraire des
entreprises du Québec. Les informations de nature professionnelles et publiques ne constituent
pas des renseignements personnels, tels que le nom et le titre d’un.e employé.e sur un site
internet
La FOHM conformément à la Loi, porte une attention particulière à la protection des
renseignements personnels lorsqu’ils sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés. Des
mesures et des pratiques assurent qu’à chacune de ces manipulations de renseignements
personnels, le consentement de la personne concernée n’est pas outrepassé. La protection
centrale est celle-ci : toutes les manipulations de renseignements personnels respectent leur
finalité, c’est-à-dire les fins pour lesquelles la personne a consenti à les partager à l’organisme.
De par la nature des activités de l’organisme, la FOHM détient et manipule des renseignements
personnels se rapportant principalement à ses employé.es, à ses locataires et à ses membres.
La Fédération veille à la protection des renseignements personnels au sein de ses activités, que
celles-ci soient exécutées par les membres de son personnel ou par des co-contractants du secteur
privé.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels
La Fédération des OSBL d’habitation de Montréal assure qu’une personne est en tout temps
désignée « personne responsable de la protection des renseignements personnels » et que ses
informations sont publiques et accessibles. Cette personne est la première ressource de
l’organisme en matière de renseignements personnels : elle veille à leur protection, instaure et
optimise des pratiques et mesures, reçoit et évalue les plaintes, suit les publications de la
Commission d’accès à l’information, et offre généralement son assistance à l’organisme, au
personnel ainsi qu’aux locataires de l’organisme.
Le personnel de la FOHM
Le personnel de la Fédération des OSBL d’habitation de Montréal qu’il soit salarié, bénévole ou
contractuel, dans l’exercice de ses fonctions et l’accomplissement de ses tâches, ne manipule que
les renseignements personnels nécessaires à ces fins, et cela dans le respect de la confidentialité
rattachée au renseignement personnel. Le personnel de l’organisme est dépositaire de la
protection effective des renseignements personnels. Chaque membre du personnel est informé
de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, tant les
obligations générales que celles relatives à la fonction spécifique de la personne au sein de
l’organisme.
Devant une situation problématique ou lorsque les normes de protection gênent la personne dans
l’exercice de ses fonctions, elle peut s’adresser à la personne responsable de la protection des
renseignements personnels pour quérir une solution ou amélioration de la situation, ou
simplement soulever un enjeu.
Mesures et pratiques de protection
Afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient, la FOHM a entrepris les
démarches suivantes :
• Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels;
• Évaluer l’ensemble de ses activités et les manipulations de renseignements personnels qui
en découlent;
• Instaurer une politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels;
• Instaurer un registre des incidents et des plaintes;
• Documenter et former le personnel quant aux nouvelles obligations relatives aux
renseignements personnels;
• Modifier les documents qui demandent la divulgation de renseignements personnels;
Pour toute question relative aux pratiques et mesures spécifiques de manipulation des
renseignements personnels, la personne responsable de la protection des renseignements
personnels de l’organisme peut être contactée.
La conservation de vos renseignements personnels
La FOHM ne conserve les renseignements personnels que durant la période où ils sont nécessaires
afin de répondre aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La durée de conservation des
renseignements varie selon le programme, le service, l’événement et/ou la nature des
renseignements. Lorsque la FOHM n’a plus besoin de ces renseignements personnels, ils sont
détruits.
Droits des personnes concernées
Les personnes physiques dont la FOHM détient des renseignements personnels les concernant,
qu’il s’agisse de locataires, des employé.es ou des membres par exemple, ont notamment les
droits suivants, tels qu’attribués et balisés par la Loi :
• Le droit de ne pas consentir à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation
d’un renseignement personnel;
• Le droit de ne pas subir de préjudice injustifié suivant un refus de consentement;
• Le droit d’accès aux renseignements personnels détenus par l’organisme les concernant;
• Le droit d’être informé de la source ou provenance d’un renseignement personnel détenu
par l’organisme;
• Le droit de rectification d’un renseignement personnel auprès de l’organisme;
• Le droit à la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel;
• Les droits relatifs au consentement : pouvoir exercer un consentement libre (sans
pression) et éclairé (disposer des informations nécessaires).
Procédure d’incident
Les incidents possibles en matière de protection des renseignements personnels sont variés et ne
sont pas limités au vol de données informatiques. Tout renseignement personnel qui est recueilli,
utilisé, communiqué ou conservé au-delà de la raison pour laquelle la personne qu’il concerne a
consenti constitue un incident de protection des renseignements personnels.
La FOHM tient un registre des incidents et des plaintes qui documente un historique des incidents
de l’organisation en matière de protection des renseignements personnels. La personne
responsable de la protection des renseignements personnels inscrit l’incident et/ou la plainte au
registre et évalue s’il s’agit d’un incident sérieux. S’il s’agit d’un incident sérieux ou qu’il y a
hésitation ou incertitude à le qualifier ainsi, l’organisme avise la Commission d’accès à
l’information de l’incident.
Qu’il s’agisse d’un incident sérieux ou non, la Fédération avise la personne concernée par le
renseignement personnel de l’incident. En toute situation d’incident, la Fédération des OSBL
d’habitation de Montréal s’engage à collaborer avec la Commission d’accès à l’information, à
suivre les directives indiquées par les différentes autorités impliquées et à continuellement
considérer l’intérêt de la personne concernée.
Procédure de plainte
Toute personne concernée par des renseignements personnels détenus par la FOHM peut porter
plainte en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Notre responsable répond par écrit à la plainte dans les 30 jours suivants sa réception.
Pour en savoir davantage sur la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à
visiter le site web de la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant ici..